Banyak perusahaan yang sudah menerapkan working from home sebagai respon terhadap pandemi COVID-19, sehingga proses recruitment menjadi sangat menantang. Untuk tetap berhubungan dengan kandidat dan melanjutkan proses perekrutan, interview melalui video conference adalah suatu keharusan.
Recuiter mungkin memiliki pengalaman melakukan interview menggunakan video conference, perubahan strategi merekrut karyawan sangat diperlukan. Dasar-dasar interview kandidat masih berlaku untuk interview melalui video conference. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan.
Berikut tips sukses mempersiapkan interview melalui video conference:
1. Menyusun rencana proses interview
Pertama dan terpenting, letakkan rencana process interview dengan team. Bagaimana pun juga proses interview sudah berubah sekarang karena dilakukan melalui video conference interview. Apakah perlu menyiapkan presentasi slide untuk dibagikan di layar? Apakah ada langkah-langkah yang harus diselesaikan kandidat sebelum persiapan interview, seperti menyerahkan sampel pekerjaan tambahan atau menyelesaikan tes pra-kerja? Apa rencana cadangan Anda jika koneksi internet – baik milik Anda atau kandidat – menjadi masalah? Apakah semua kandidat memiliki akses komputer dan wifi pribadi?
Di saat seperti ini, perlu komunikasi secara detail dengan kandidat. Masukkan informasi dan detail yang jelas dalam garis besar prosedural Anda untuk meminimalkan miskomunikasi.
2. Pilih, instal, dan uji peralatan Anda
Terlepas dari software video conference untuk interview mana yang Anda pilih, penting untuk memahami dan memiliki pengalaman dengan software video conference Anda sebelum melakukan interview. Lakukan riset sebelumnya untuk mengetahui apakah kandidat perlu mengetahui password, alamat email tertentu atau link untuk mendowload platform tersebut, sehingga kandidat dapat sukses bergabung dalam video conference. Pastikan untuk memberikan semua informasi ini kepada kandidat jauh sebelum wawancara dilakukan sehingga mereka dapat mencoba software video conference terlebih dahulu. Apabila menggunakan vidoe conferance pastikan kandidate support dengan koneksi internet yang memadai. Hrd dapat melalukan uji coba interview dengan tima Anda untuk memastikan semua team recruiter memahami feature dari software video conference. Software video conference bukan hal baru dan ada banyak aplikasi bagus yang tersedia. Menanggapi situasi saat ini, beberapa penyedia menawarkan uji coba gratis dengan layanan yang ditingkatkan.
3. Beritahu kandidat sesegera mungkin
Interview melalui video, jika dilakukan dengan benar, bisa sama efektifnya dengan interview langsung. Interview jarak jauh bermanfaat bagi Anda ketika sedang melakukan work from home, kandidat mungkin lebih flexible dalam pemilihan waktu interview karena tidak perlu ijin cuti dari kantor mereka. Meskipun demikian, ada perubahan cara interview dan kandidat harus mempersiapkan. Berikan mereka petunjuk yang jelas tentang peralatan yang mereka perlukan untuk bergabung dalam interview seperti akses internet, aplikasi software conferance video, ruang yang sunyi, dll. Selain itu, komunikasikan ekspektasi seperti yang Anda lakukan untuk wawancara sehingga kandidat dapat mempersiapkan dengan baik dan nyaman dengan penyesuaian. Email ke kandidat undangan interview beserta semua informasi yang diperlukan sebelum hari-h interview.
4. Siapkan ruang interview yang nyaman
HRD dapat memilih ruang yang tenang dan terang untuk melakukan interview. Kualitas video adalah faktor besar kesuksesan kualitas interview, jika kandidat mengalami kesulitan mendengar atau melihat anda, mereka akan mengalami kesulitan untuk berinterkasi dengan Anda. Jika perangkat lunak Anda memiliki opsi pengujian, berikan instruksi kepada kandidat tentang cara menguji audio dan video mereka, sehingga mereka percaya diri menggunakan peralatan dan dapat memfokuskan energi mereka pada persiapan untuk interview.
5. Feed Back Interview
Ambil kesempatan untuk belajar dari setiap interview dengan meminta kandidat untuk mengisi feedback sesudahnya. Buat survei sederhana, dan ajukan pertanyaan umum tentang bagaimana perasaan kandidat saat interview berlangsung, jika software converance call/ whattsapp video call bekerja dengan baik? dan Apakah ada sesuatu perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas interview melalui video menjadi lebih baik? Gunakan informasi dari survei ini untuk meningkatkan improvement recruitment Anda.
Working from Home bukan menjadi kendala untuk melakukan process recruitment, proses interview dapat menggunakan video conference sebagai tool salah satu alat untuk kelancaran recruitment.
